Completar tareas, 5 pasos para lograrlo

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¿Qué puedes hacer para dominar la red de tareas, reuniones e información del trabajo moderno para que realmente puedas concentrarte en lo que estás haciendo?

El sistema GTD (“Getting Things Done”-”Completar tareas”) te permite abordar una cantidad abrumadora de tareas de manera relajada. Te da control total sobre tu trabajo. 

Los cinco pasos cruciales en el proceso GTD son:

  1. Captura tus pensamientos
  2. Aclara qué es cada elemento y qué puedes hacer con él
  3. Organiza los resultados en una estructura de listas
  4. Reflexiona sobre lo que es importante para ti y revisa los elementos en tu sistema
  5. Compromete tus tareas. 

Si es la primera vez que lo realizas, te recomendamos que captures todo inicialmente en una lista, y en el tercer paso de Organización, descarga ese elemento en el área que le corresponda para que sea efectivo.

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Captura tus pensamientos 

Actualmente, nuestra atención está siendo embestida por toda la información a la que estamos expuestos. El 39% de la población en Estados Unidos olvidará un dato importante o perderá un objeto cada día.

Para lidiar con esto es crucial capturar tus pensamientos en herramientas de recopilación, lo que significa “fuera de tu mente”.

Aclara qué es cada elemento y qué puedes hacer con él

Vacía la información semanalmente. Hay dos opciones con las que te toparás al vaciar tu información:

INFORMACIÓN NO PROCESABLE

Hay tres posibilidades:

• Ya no es necesario, lo que significa que es basura (eliminar).

• No se necesita ninguna acción en este momento, pero es posible que debas hacer algo al respecto más adelante. Un ejemplo sería una invitación a un evento futuro al que no estás seguro de poder asistir.

• Es información que puedes necesitar más adelante, como el presupuesto para un proyecto que planeas emprender.

INFORMACIÓN PROCESABLE

Debes preguntarte:

-¿cuál es el resultado final deseado?

-¿cuál es la próxima acción para este elemento o proyecto?

Estas dos preguntas, en ese orden, te ayudarán a aclarar cuál es el objetivo y a idear los pasos a realizar hasta lograrlo. 

Una vez que hayas identificado algo como la Próxima Acción, tienes tres opciones:

• Si la acción tarda menos de dos minutos en completarse, hazlo de inmediato, antes de pasar al siguiente elemento. Te llevará más tiempo almacenar y organizar que simplemente hacerlos de inmediato.

• Si la acción lleva más de dos minutos, piensa si eres la persona adecuada para hacerlo. Si no, asígnalo a la persona correcta.

• Si eres la persona adecuada para realizar la acción, pero te tomaría más de dos minutos, posponlo.

Organiza los resultados en una estructura de listas

¿Cómo puedo saber en cuál listado agregar mis pendientes?

Si un elemento…

•…es accionable y lograr el resultado deseado lleva más de un paso, es un proyecto y va a tu Lista de Proyectos.

•…es una acción única que delega a otra persona, debe ir a la Lista de Espera.

•…es una acción única que difiere, tiene dos nuevas opciones: va a tu Calendario o a una Lista de Siguiente Acción.

• Tu Calendario está destinado a acciones o información específicas en tiempo o fecha.

• Las Listas de Siguiente Acción son donde terminan todas tus tareas pendientes. Como no es práctico tener una lista larga con cientos de elementos, puedes dividir estas listas por contexto/proyecto.

Si un artículo…

•… no es procesable, pero es posible que deba hacer algo al respecto más adelante, va a la lista Algún día / Tal vez, 

Esta lista resérvala para elementos de interés pero que no tienes tiempo de realizar y no son urgentes como “Libros para leer”.

•… podría convertirse en información de referencia útil más adelante, se almacena como Material de Referencia. 

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Reflexiona sobre lo que es importante para ti y revisa los elementos en tu sistema

Revisar constantemente tu sistema es indispensable para trabajar productivamente.

Tu mente solo estará tranquila y podrá concentrarse completamente en la tarea en cuestión si confías en tu sistema. Y esto significa revisarlo de manera consistente y frecuente.

Compromete tus tareas

Elige qué acción puedes hacer sobre el contexto, el tiempo y la energía disponibles, así como tus prioridades.

Hay cuatro criterios a tener en cuenta:

• ¿Qué puedes hacer en el contexto actual? 

• ¿Para qué tienes tiempo? 

• ¿Para qué tienes energía? 

• ¿Qué tarea tiene la máxima prioridad? 

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Conclusión

Es tan simple como eso. GTD te permite tener una mayor sensación de control sobre tu trabajo y vida personal, lo que produce una sensación de estar relajado. Te permite tomar mejores decisiones y te da más flexibilidad ante las circunstancias cambiantes pudiendo revisar tus pendientes actuales y tomar decisiones sin pasarlos por alto.

Empieza a relajar tu mente y ayúdate con herramientas para no olvidar tus pendientes.

Si te interesa más sobre el tema te recomendamos leer el libro Getting Things Done de David Allen.

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